Jak ustalać priorytety, gdy wszystko wokół wydaje się pilne

Aldona Frelik – Workplace Coach · Systems Thinker · aldonafrelik.com

„Wszystkiego naraz nie zrobię. Po kolei tak, ale naraz już nie.”

To zdanie zaczęłam sobie powtarzać w momentach, kiedy robi się trudno. Kiedy lista zadań rośnie szybciej niż liczba godzin w ciągu dnia. Kiedy kilka osób jednocześnie czegoś ode mnie potrzebuje. Kiedy pojawia się napięcie, presja i poczucie, że wszystko jest równie pilne.

I zauważyłam coś ciekawego. To jedno zdanie mnie zatrzymuje. Ugruntowuje. Pomaga odzyskać perspektywę.

Bo problemem bardzo rzadko jest to, że mamy za dużo do zrobienia. Problemem jest przekonanie, że wszystko trzeba zrobić jednocześnie.

To zdanie też przypomina mi o tym, że jako człowiek mam limity, których nie dam rady przekroczyć. 

Nie wszystko jest priorytetem

Kilka miesięcy temu usłyszałam zdanie, które sprawiło, że szeroko otworzyłam oczy.

„Twoje priorytety nie są moimi priorytetami.”

Zatrzymałam się przy tym zdaniu i zaczęłam je widzieć wszędzie.

Moje priorytety nie są priorytetami innych ludzi, i odwrotnie. Priorytety działu sprzedaży nie zawsze będą priorytetami działu operacyjnego. Priorytety rodzica nie zawsze będą priorytetami dziecka. Priorytety klienta nie zawsze będą priorytetami dostawcy.

I właśnie dlatego tak często pojawiają się stres, frustracja i konflikty Nie dlatego, że ktoś jest zły albo niekompetentny. Po prostu ludzie patrzą na rzeczywistość z różnych perspektyw. Każdy próbuje chronić coś, co uważa za ważne.

Jak ustalać priorytety, kiedy wszystko wydaje się pilne

Przez sześć miesięcy prowadziłam samodzielnie globalne operacje logistyczne. W praktyce oznaczało to ogromną liczbę zależności, problemów, opóźnień i ludzi, którzy każdego dnia mieli swoje oczekiwania i swoje „najważniejsze sprawy”.

I co ciekawe, przez te sześć miesięcy cały łańcuch dostaw się nie zawalił.

Nie dlatego, że byłam nadczłowiekiem. Nie dlatego, że pracowałam bez przerwy, chociaż pracowałam bardzo dużo. Nie dlatego, że udało mi się zadowolić wszystkich.

Ale dlatego, że każdego ranka zadawałam sobie jedno pytanie: Co dzisiaj trzeba zrobić, żeby ten system dalej działał?

Nie pytałam: „Kto się obrazi?” „Komu będzie przykro?” „Kto będzie niezadowolony?” „Kto będzie panikował?”

Oczywiście miałam świadomość tych reakcji. Pracowałam w tej firmie osiem lat. Wiedziałam, kto w sytuacji kryzysowej zachowa spokój, a kto będzie wysyłał pilne wiadomości z wykrzyknikiem.

Ale starałam się nie podejmować decyzji w oparciu o poziom czyjejś paniki.

Podejmowałam je w oparciu o pytanie: Co jest najważniejsze dla funkcjonowania całego systemu?

Głośniejszy problem nie zawsze jest ważniejszy

To jedna z najtrudniejszych rzeczy w pracy.

Bo najgłośniejszy problem nie zawsze jest najważniejszy. Najbardziej zdenerwowana osoba nie zawsze wymaga najszybszej reakcji. Najbardziej pilny mail nie zawsze powinien znaleźć się na szczycie listy.

Czasami coś, co wygląda niepozornie, jest kluczowe dla działania całego procesu.

Dlatego tak ważne jest odróżnianie tego, co pilne, od tego, co naprawdę istotne. To rozróżnienie leży u podstaw wielu narzędzi do zarządzania priorytetami, między innymi macierzy Eisenhowera. 

Priorytety zawsze oznaczają rezygnację

Bardzo długo myślałam, że dobra organizacja oznacza zrobienie wszystkiego. Dzisiaj myślę inaczej.

Priorytet z definicji oznacza wybór. A wybór oznacza, że coś innego musi poczekać.

Nie istnieje świat, w którym wszystko jest numerem jeden. Bo jeśli wszystko jest priorytetem, to nic nim nie jest.

I właśnie tutaj pojawia się dyskomfort. Bo kiedy wybieramy jedną rzecz, ktoś może poczuć się pominięty. Ktoś może się nie zgodzić. Ktoś może uznać, że jego sprawa jest ważniejsza.

I to nie zawsze oznacza, że podjęliśmy złą decyzję. Czasami oznacza po prostu, że różni ludzie mają różne priorytety.

Z wiekiem coraz bardziej przekonuję się, że wiele konfliktów nie wynika ze złych intencji, ale właśnie z tej różnicy perspektyw. I czasami nie chodzi o to, żeby wszystkich uszczęśliwić. Chodzi o to, żeby świadomie zdecydować, co w danym momencie jest najważniejsze. Nie dla osoby, która najgłośniej krzyczy. Nie dlatego, ze ktoś wysłał kolejnego maila z wykrzyknikiem. Tylko w odniesieniu do tego co naprawdę wymaga zaopiekowania na ten moment. 

Podejmowanie decyzji w pracy pod presja 

Do dziś, kiedy czuję, że wszystko zaczyna mnie przytłaczać, wracam do prostego pytania:

Co dzisiaj trzeba zrobić, żeby to działało?

Nie wszystko. Nie na zawsze. Nie dla wszystkich.

Po prostu dzisiaj.

I paradoksalnie właśnie wtedy zaczynam robić więcej. Nie dlatego, że pracuję szybciej. Ale dlatego, że przestaję walczyć z rzeczywistością i skupiam się na tym, co naprawdę ma znaczenie.

Może więc produktywność nie polega na robieniu większej liczby rzeczy. Może polega na odwadze, by zdecydować, co w tej chwili nie będzie zrobione.

I zaakceptować, że to też jest część odpowiedzialności.

Bo wszystkiego na raz nie zrobimy.

Po kolei? Tak.
Ale na raz, już nie. 

Jeśli masz poczucie, że wszystko jest równie pilne i trudno Ci zdecydować, na czym się skupić, zapraszam do rozmowy. Napisz do mnie.